شاخص کلیدی عملکرد

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟

یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یک معیار عملکرد است که معمولاً با عملکرد سازمانی و نه عملکرد فردی مرتبط است. KPI ها اغلب برای تعیین پیشرفت در جهت اهداف استراتژیک استفاده می شوند. آنها همچنین می توانند برای نظارت بر موفقیت مکرر یک هدف عملیاتی استفاده شوند.

 

 

اقدامات قابل اندازه گیری در KPI

اقدامات قابل اندازه گیری چیزی است که می توان برای مثال، درآمد یا رضایت مشتری محاسبه کرد. علاوه بر این شما باید از شاخص های کلیدی عملکرد برای اندازه گیری بهبود استفاده کنید. با اندازه گیری بهبود  می توانیم ببینیم که آیا شما به نقطه نهایی، هدف یا استراتژی مورد نظر خود نزدیک می شوید یا خیر. KPI ممکن است شاخص چندین معیار باشد.

KPI ها نباید برای اندازه گیری پیشرفت پروژه استفاده شوند. تنها چیزی که می توانید در مورد یک پروژه بگویید این است که شروع شده است، در حال اجرا است یا به پایان رسیده است. یک پروژه ممکن است به یک هدف کمک کند یا نکند و معیار واقعی بهبود پروژه است، نه خود پروژه. همچنین می توانید از روش متفاوتی برای اندازه گیری پروژه ها در سطح عملیاتی استفاده کنید.

مثال: بازگشت سرمایه (ROI) که درصدی است، از دو معیار هزینه سرمایه گذاری و سود خالص (حاصل از سرمایه گذاری در یک زمان معین) تشکیل شده است.

شاخص کلیدی عملکرد

عملکرد سازمانی در KPI

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI ها برای اندازه گیری عملکرد در سطح سازمانی یا تجاری استفاده می شوند. آن ها معمولاً برای اندازه گیری عملکرد یک فرد استفاده نمی شوند. گاهی اوقات ممکن است بین KPI و معیار تجاری یک رابطه غیر مستقیم وجود داشته باشد، مانند پاداش فروش. در این مثال دستیابی به معیار مربوط به فروش باعث ایجاد پاداش مربوط به تیم فروش می شود. با این حال عنصر پاداش یک معیار تجاری است، نه یک معیار شخصی.

مثال: شما می توانید از سرمایه گذاری بازگشتی (ROI) برای بررسی عملکرد یک محصول یا خدمات جدید در بازار استفاده کنید.

عملکرد سنجش در KPI

هنگامی که به اندازه گیری عملکرد فکر می کنیم، به ما کمک می کند تا از سرعت سنج تصویر کنیم. انتهای بالایی سرعت سنج قرمز است و نتیجه غیرقابل قبولی را نشان می دهد. ما همچنین می توانیم از یک نشانگر بنزین استفاده کنیم. اگر در منطقه سبز هستیم، سوخت کافی داریم و نیازی به نگرانی نیست. حرکت به منطقه کهربا نشان می دهد که ما باید پر کنیم. زدن قرمز به این معناست که ما در مشکل هستیم! ما باید آستانه های مشابهی برای مشخص کردن آنچه خوب یا بد تلقی می شود، داشته باشیم.

یکی از راه هایی که بسیاری از سازمان ها شاخص کلیدی عملکرد خود را ارزیابی می کنند، استفاده از سیستم اندازه گیری RAG است. RAG بسیار شهودی، آسان برای استفاده و شناخته شده است.

مثال: اگر هزینه در سال اول 100000 پوند و سود برگشتی در سال دوم 52000 پوند بود، ROI در پایان سال دوم 52 درصد خواهد بود. آیا این خوب است یا بد؟ اگر هدف این بود که در سال دوم به 50٪ ROI برسیم، این خوب است. اگر هدف این بود که در سال دوم به 70٪ ROI برسیم، این بد است.

اهداف شاخص کلیدی عملکرد KPI

شما باید عملکرد را در برابر یک هدف قضاوت کنید. قبل از تعیین آستانه های اندازه گیری، باید تعیین کنید که چرا آنها را در وهله اول تعیین می کنید. به عبارت دیگر هدف شما چیست؟ آنچه که سازمان می خواهد به آن برسد چیست؟

قانون طلایی: شما باید اقدامات کلیدی را بر اساس اهداف سازمانی انجام دهید.

مثال: توصیف هدف بازگشت سرمایه بسیار آسان است. برای دستیابی به بازده سرمایه گذاری 220٪ پس از دو سال از عملکرد محصول X”. با این هدف می توانید KPI های صحیح را در جای خود قرار دهید. ممکن است این ROI هر سه ماه یکبار با آستانه های افزایشی منتهی به هدف نهایی 220٪ اندازه گیری شود، همانطور که در نمودار بالا نشان داده شده است.

شاخص کلیدی عملکرد

زمان معین شاخص کلیدی عملکرد KPI

همه شاخص های کلیدی عملکرد به اهداف نیاز دارند و بنابراین محدود به زمان هستند. مقیاس زمانی را می توان بر اساس نتیجه مطلوب هدف مرحله بندی کرد.

مثال: سال اول سرمایه گذاری است و هیچگونه انتظار بازگشت سرمایه ندارد. شما می توانید سال دوم و سوم را به شرح زیر شرح دهید:

Q1 – 10%

Q2 – 20%

Q3 – 30%

Q4 – 50%

Q5 – 75%

Q6 – 100%

Q7 – 150%

Q8 – 220%

با تنظیم آستانه های KPI در طول زمان می توانید پیشرفت به سمت هدف را بهتر کنترل کنید. هدف کلی 220 درصد در سال سوم است. با این حال یک برنامه معقول همیشه اهداف KPI را مرحله بندی می کند نه اینکه فقط دو سال منتظر بمانیم و بررسی کنیم که آیا هدف موفق شده است.

بعدش چی؟

مطمئن نیستم از کجا شروع کنم؟ با شاخص های کلیدی عملکرد شروع نکنید! KPI خوب در نتیجه درک این موضوع است که سازمان یا کسب و کار را به کجا ببریم. ضروری است قبل از تصمیم گیری در مورد نحوه رسیدن به هدف، بدانید کجا می خواهید بروید. ابتدا بر روی اهداف روشن به توافق برسید و سپس می توانید شاخص های کلیدی عملکرد معنی دار ایجاد کنید.

مدل SMART در KPI

اکثر سازمان ها هنگام ایجاد شاخص های کلیدی عملکرد خود از مدل معروف SMART استفاده می کنند. SMART مخفف عبارت:

Specific: به طوری که KPI واضح و عینی باشد.

Measurable: به طوری که پیشرفت آن را می توان برای ارزیابی دستیابی به هدف یا هدف اندازه گیری و ردیابی کرد.

Attainable: با سطح کشش مناسب برای تشویق عملکرد بالا، اما قابل دستیابی به طوری که کارکنان سازمان با انگیزه و توانمند به کار خود ادامه دهند.

Relevant: به اهداف و اهداف استراتژی کسب و کار.

Time-Bound: نقطه شروع و پایان را مشخص کنید.

این مدل بصری و آسان برای استفاده است و مطمئن می شود که هر KPI حاصل از آن قوی است.

شاخص کلیدی عملکرد

نوشتن KPI های معنی دار

بسیاری از مشاغل به سادگی سعی می کنند شاخص کلیدی عملکرد یا KPI های استاندارد صنعتی را اتخاذ کنند و سپس تعجب می کنند که چرا کار نمی کنند. همه سازمان ها از نظر استراتژی، ماهیت و موقعیت رقابتی منحصر به فرد هستند. از KPI های استاندارد استفاده کنید و آنها ناگزیر برای تجارت و استراتژی آن بی معنی خواهند بود. ارزش واقعی در ترجمه اهداف و اهداف استراتژیک شما به شاخص های کلیدی عملکرد است که واقعاً عملکرد آنها را در جهت نهایی مورد نظر اندازه گیری می کند.

برای توسعه آنها، با اهداف اساسی خود شروع کنید. بپرسید که چگونه قصد دستیابی به آنها را دارید. بپرسید چه کسی قادر خواهد بود بر اساس اطلاعاتی که جمع آوری می کنید عمل کند. توسعه KPI یک فرایند تکراری است که نیاز به ورودی مدیران، مدیران بخش، متخصصان عملکردی، تحلیلگران فنی و متخصصان دارد.

نقش KPI بخشی از یک فرایند استراتژیک

اگر شاخص های کلیدی عملکرد به صورت جداگانه استفاده شوند، تقریباً بی ارزش هستند. برای معنادار بودن آنها باید با اهداف مرتبط باشند. اما بیش از این، KPI ها مهمترین خروجی یک فرایند برنامه ریزی استراتژیک هستند. هنگامی که یک شرکت یا سازمان در حال برنامه ریزی برای آینده است، هرگونه استراتژی که در پیش گرفته است باید از طریق اندازه گیری تأیید شود، KPI ها این اندازه گیری را ارائه می دهند.

جذب کارکنان در شاخص کلیدی عملکرد (KPI)

نکته اصلی در اینجا این است که یک برنامه ارتباطی سازمان یافته در محل خود داشته باشید که مجموعه ای منظم از استراتژی کسب و کار و عناصر آن را تضمین کند. شما باید پیام های اصلی را برای هر ردیف سازمان خود برای جلسات بعدی ارائه دهید، با منابعی مانند مطالب خلاصه شده برای تیم، وبلاگ ها، تالارهای شهر و غیره. باید ارتباطات دو طرفه بین کارکنان و مدیران تشویق شود تا اطمینان حاصل شود که همه KPI ها، نحوه استفاده آنها و نقش همه در ارائه آنها را درک می کنند.

نظارت

به محض اینکه KPI شما در محل قرار گرفت، نظارت منظم بر آنها بسیار مهم است. بسیاری از مشاغل این کار را با برنامه ریزی در یک جلسه بررسی ماهانه با سهامداران اصلی داخلی و صاحبان KPI انجام می دهند. داشبورد ماهانه و گزارش تهیه می شود (در حالت ایده آل از سیستمی مانند QuickScore برای خودکارسازی روند استفاده می شود) و این مورد از قبل بررسی و در جلسه مورد بحث قرار می گیرد.

شاخص کلیدی عملکرد

10 سوال رایج درباره شاخص کلیدی عملکرد (KPI)

  • آیا می توانم از آنها برای اندازه گیری عملکرد فردی استفاده کنم؟

به طور کلی خیر. KPI ها عملکرد سازمان را اندازه گیری می کنند تا کارکنان فردی در سازمان شما.

  • چگونه آنها را تعریف کنم؟

رویکرد درست این است که اهداف و اهداف خود را بپذیرید و سوالات اصلی را مطرح کنید، مانند:

نتیجه مطلوب این هدف چیست؟

چرا برای تجارت ما مهم است؟

چگونه می توان میزان پیشرفت به سوی هدف را اندازه گیری کرد؟

چه کار کنیم تا نتیجه را تحت تأثیر قرار دهیم؟

چه کسی صاحب این نتیجه خواهد بود؟

چگونه می دانیم که به آن دست یافته ایم؟

هر چند وقت یکبار می خواهیم پیشرفت را مرور کنیم؟

با بررسی این سوالات مهم، ملاحظات اساسی برای هر KPI را پوشش خواهید داد. همچنین از منظر عملی می توانید این کار را در یک کارگاه با تیم خود و تعداد زیادی از پس از آن انجام دهید.

  • چگونه می توانم آنها را تا آنجا که ممکن است ارزشمند کنم؟

ما قبلاً در مورد استفاده از روش SMART صحبت کردیم. اما یک گام دیگر نیز وجود دارد که سازمان ها می توانند برای استفاده از ارزش KPI های خود بردارند. اقداماتی را برای ارزیابی و ارزیابی مجدد به فرایند مدیریت اضافه کنید. به طور مداوم ارزیابی کنید که KPI ها و ارتباط مداوم آنها با کسب و کار تأیید شده است. به عنوان مثال اگر درآمد فروش شما بیش از هدف شما باشد یا اگر زود به آن رسیدید، چطور؟ سپس هدف در ابتدا خیلی کم بود یا عامل دیگری مسئول بود؟

  • آنها باید به من چه بگویند؟

ذینفعان مختلف تجاری به KPI ها نگاه خواهند کرد. ذینفعان شامل مدیران اجرایی، مدیران، سرمایه گذاران، وام دهندگان و کارکنان هستند. بنابراین نکته مهم این است که شاخص کلیدی عملکرد یا KPI همیشه باید بیش از یک مجموعه دلخواه از اعداد باشد. آنها باید درباره استراتژی ها و اهداف سازمان به خواننده چیزی بگویند و با ارزیابی مجموعه ای از KPI های موجود، به آنها اجازه دهند در مورد مدل کسب و کار اطلاعاتی کسب کنند.

  • هر چند وقت یکبار باید آنها را ردیابی کنم؟

پیگیری بستگی به شاخص کلیدی عملکرد (KPI) و کسب و کار دارد. برخی را به صورت هفتگی مرور کنید، برخی دیگر را ماهانه یا سه ماهه مرور کنید. در فرکانس اشتباه کنید. بنابراین اگر نگرانی ها علامت گذاری شده اند، می توانید تنظیمات را انجام دهید.

  • آیا می توانم آنها را تغییر دهم؟

بله، آن ها می توانند و در بازار در حال تغییر سریع، بسیاری از KPI ها می توانند به مرور منسوخ شوند. تغییر به همین دلیل است که یک فرآیند بازبینی منظم ضروری است. این به شما فرصتی می دهد تا KPI های خود را دقیق تنظیم کرده و از آنها بپرسید که آیا هنوز معتبر هستند یا خیر.

  • چگونه می توانم بفهمم که آنها قابل دستیابی هستند یا خیر؟

تعیین هدف گسترده، واقع بینانه و دست یافتنی است. با یک پایه عملکرد شروع کنید. کسب و کار شما قبلاً داده های زیادی دارد، بنابراین از آنها برای بدست آوردن نقطه شروع دقیق استفاده کنید. یک خط پایه به شما کمک می کند تا هدف را با میزان مناسب و قابل دستیابی ایجاد کنید.

  • چه کسی باید آنها را ببیند؟

اکثر افرادی که در سازمان شما کار می کنند باید آن ها را ببینند. رهبران و مدیران تجاری نمونه بارزی هستند. همه کارکنان نیز باید آن ها را ببینند و بفهمند که چگونه اهداف عملکرد آنها با KPI های مرتبط مرتبط و پشتیبانی می شود. اکثر شرکت ها با پیوند دادن هرگونه پاداش عملکرد به KPI، این پیوند را قوی تر می کنند.

KPI های خود را به ذینفعان خارجی نیز نشان دهید. به عنوان مثال اگر KPI دارید که به پایداری مربوط می شود، ممکن است پیشرفت آن با سرمایه گذاران، شرکا، تامین کنندگان به اشتراک گذاشته شود. اگر تعهد خود را برای دستیابی به آن نشان دهید، حتی مشتریان نیز می توانند از آن سود ببرند.

  • چگونه باید آنها را ردیابی کنم؟

اکثر مشاغل از یک سیستم خودکار مانند Spider Impact استفاده می کنند تا روند را سریع و آسان کند. جمع آوری داده ها با استفاده از صفحات گسترده زمان بر و ناکارآمد است و این رویکرد منجر به خطا و اتلاف می شود. سیستم هایی مانند Spider Impact را با برنامه های موجود خود ادغام کنید. Spider Impact می تواند داشبوردهای قوی و قدرتمندی ایجاد کند که داده ها و تجزیه و تحلیل پیشرفت را برای بررسی و تصمیم گیری ارائه دهد.

  • آیا توسعه شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چالش برانگیز است؟

بله، اما با گذشت زمان و تمرین آسان تر می شود. مانند هر چیز دیگری، یک روش تجاری مناسب برای زمان نیاز به جاسازی و آزمایش و خطا برای درست شدن دارد.

 

مقالات پیشنهادی کاربران
آموزش برنامه نویسی به کودکان

«اگر نیاز به طراحی اپلیکیشن اختصاصی و حرفه ای دارید می توانید روی خدمات ما حساب کنید.»

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست